Il y a quarante ans, j’avais une équipe importante à diriger, dispersée dans des établissements sur toute la France. Il n’y avait pas encore de micro-ordinateur, ni de messagerie. Les téléphones étaient fixes.
    Pour les choses importantes, nous écrivions des lettres qu’il fallait poster et la réponse n’arrivait que quelques jours après. Alors lorsque une affaire était urgente c’était le téléphone qui servait, mais encore fallait il que son interlocuteur soit dans son bureau. Et on connaissais par cœur plusieurs centaines de numéros de téléphones car on s’en servait souvent et la mémoire apprend par répétition.
    Les communications dans les équipes demandaient beaucoup de temps, entre les réunions, écrire et téléphoner.

    15 ans après, en 1990, nous avions 2000 macintoshs dans l’entreprise et une messagerie interne. Pas encore de téléphone portable et de SMS, mais avec la messagerie quel temps de gagné : on pouvait instantanément envoyer texte, plans, dessins, images et on avait en général la réponse dans la demi-journée ou le lendemain. On soufflait un peu et on avait le temps de réfléchir aux problèmes sérieux.

    Mais quand je regarde la même entreprise aujourd’hui, je constate que l’on manque encore plus de temps qu’il y a quarante ans, avec pourtant tous les moyens électroniques modernes. Entre messages, SMS et téléphone, nous nous sommes habitués à avoir une réponse très rapide et donc il faut répondre très vite. Les massages et les sms encombrent écrans et téléphones, on n’a pas le temps de les traiter tous, on court tout le temps de l’un à l’autre. Ne parlons pas des retours de vacances où l’on retrouve sa boîte saturée de plusieurs centaines de messages !
    Les cadres cherchent tous à traiter le plus de réponses possibles; ils essaient de faire deux ou trois choses à la fois et n’ont plus le temps de réflechir.
    L’ennuyeux c’est que le cerveau ne sait pas faire plusieurs choses à la fois avec une qualité suffisante et l’absence de réflexion suffisante engendre des erreurs.
    Il en résulte une surcharge mentales, un stress permanent, qui parfois conduit au burn-out.

    Le cerveau n’est pas fait pour supporter une charge mentale trop forte et il n’est pas multitâches, contrairement à ce que croient beaucoup de gens.
    La surcharge mentale vient en générale du fait que nous cherchons à faire en même temps plusieurs tâches, qui ne seraient pas forcément compliquées si on les faisait l’une après l’autre. Oui mais on n’a pas le temps !
    Si vous êtes en train d’écrire ou de taper un texte et qu’on vous téléphone, certes vous répondez, mais vous n’écrivez plus et il vous faudra ensuite quelques dizaines de secondes pour retrouver le fil de votre texte. Essayez de lire votre courrier et de répondre au téléphone en même temps : il y aura des « blancs » dans les deux actions.
    D’abord le cerveau ne peut réfléchir et agir en même temps. C’est le cortex préfrontal dorso-latéral qui coordonne et dirige la réflexion et la préparation des actions, (aller chercher des informations et réfléchir à un problème), et c'est le cortex préfrontal ventro-laltéral qui doit coordonner l’action de nos mains, de la parole, écouter et répondre.


    Notre cerveau ne peut réfléchir à deux problèmes à la fois car il doit aller chercher en mémoire des informations qui séjournent quelques instants dans deux mémoires tampons (l’une pour les images, l’autre pour le langage), et elles sont limitées à 6 ou 7 informations en même temps.
    Il ne peut pas non plus mener facilement plusieurs tâches à la fois. Pour certaines tâches simples chaque hémisphère peut en pendre en charge une, mais avec des problèmes de coordination. Dès qu’on veut faire trois tâches, même en morcelant les actes que l’on exécute successivement, l’énergie demandée par le cerveau est telle que la qualité des actions est détériorée.
    Par ailleurs le réseau qui fonctionne même au repos et permet de mener une réflexion, une conversation interne, de créer des images mentales, se désactive automatiquement dès que notre attention se porte sur un objet, une tâche extérieure.
    Nous utilisons pour réfléchir non seulement le cortex préfrontal dorsolatéral, mais encore l’hippocampe et les centres des lobes temporaux pour toutes informations mémorisée, et le précunéus pour la formation des images mentales.

 

        La simple récapitulation avant une réunion, de ce que nous allons avoir à traiter et donc des documents que nous avons à emmener, nécessite l’intervention de ces centres. En outre les informations transitent par les mémoires tampon à cout terme. Si vous devez répondre au téléphone à ce moment, ils vont se polariser sur la conversation et la liste ne pourra être faite.

    Quand nous cherchons à faire plusieurs tâches, même successivement, en faisant de petits morceaux de chacune, certes la commande de l’action est possible, mais on ne peut garder en mémoire toutes les informations nécessaires à chacune d’elle et cela entraine perte de temps et erreurs, et une charge mentale importante et stressante, ainsi qu’une fatigue qui diminue l’efficacité du cerveau.
    De plus, nous ne sommes pas seuls, il faut travailler en équipe et donc les relations sociales doivent se superposer à nos travaux intellectuels et mobilisent d'autres centres du cerveau, le cortex cingulaire, l'insula et les centres amygdaliens notamment, et évidemment le cortex préfrontal ventomédian

   A la limite il peut arriver que le cortex préfrontal, dépassé par les événements et soumis aux centres qui détecte les erreurs, finisse par se sentir incapable de réaliser quoique ce soit et bloque ainsi temporairement.

    La surcharge mentale n’est pas forcément liée à une grande difficulté des tâches à accomplir, mais à leur grand nombre et au fait de devoir les faire dans un temps court, ce qui incite à en faire plusieurs à la fois. Un exemple caractéristique est celui des femmes qui cumulent leur travail professionnel et un trop grande partie des tâches ménagères et de l’éducation des enfants. Cette accumulation de données à gérer, de problèmes et de soucis, et d’actions à accomplir, entraîne une charge mentale le plus souvent excessive.