Plusieurs lecteurs de mon article sur l’incapacité de notre cerveau à faire plusieurs tâches à la fois, et la charge mentale et le stress qui en résultent, me demandent comment éviter cet inconvénient.

    Je ne suis pas très bien placé pour répondre à cette question, car, comme je le disais je n’ai pas connu cet afflux de message et de sms et l’emploi des portables professionnel jusque dans la vie privée.
    Certes, en 1990 nous avions dans l’environnement de mon travail, de nombreux ordinateurs et une messagerie interne performante, mais elle était limitée à l’entreprise et donc les messages venaient de ses principaux collaborateurs ou de ses patrons, et étaient limités à une dizaine par jour. Il n’y avait pas de téléphone portable, et hors de l’entreprise, on pouvait emmener des dossiers à lire, mais les communications étaient coupées.
    La charge mentale était donc très raisonnable, et engendrée plutôt par la résolution des problèmes à court et moyen terme, et on avait le temps de réfléchir.
    Je vais donc me baser, pour vous répondre, sur des articles que j’ai lus, sur ce que me disent les gens en activité, et sur le bon sens.

    D’abord il me semble prudent de se ménager des instants de détente et de repos. Il me paraît donc normal que le soir ou le week-end, on coupe les ponts avec son travail. Et je pense que les patrons qui exigent le contraire vont au devant de gros ennuis, d’un burn-out à terme de leurs cadres.

    Le deuxième point est que les ordinateurs, tablettes et téléphones portables ont aussi des avantages : ils permettent d’organiser et de classer. Il faut utiliser ces fonctions pour organiser son temps, et ses bases de données.
    Il existe dans beaucoup d’entreprises des agendas communs qui permettent d’organiser les rendez vous. Encore faut il, sur ces agendas se réserver de « faux rendez-vous », des créneaux que vous vous réservez pour certaines tâches, pour réfléchir aux problèmes.
    La réunionnite est le pire fléau des entreprises. Il faut limiter les réunions aux questions essentielles, et faire à la place des visio-conférences ou plus simplement des demandes d’avis par mails.
    Il existe de nombreux « assistants » qui peuvent vous aider à vous rappeler des choses à faire, à prendre des notes quand une idée vous vient, à scanner et rendre un texte utilisable par reconnaissance de caractère, des logiciels simples pour faire des schémas, ou tracer des courbes à partir de chiffres sur un tableur.
    Les téléphones portables peuvent prendre des photos qui dispensent d’une longue et laborieuse description……

    Un troisième point est de se rappeler qu’on ne peut pas faire deux tâches à la fois. Il faut donc trier les tâches importantes et celles qui ne le sont pas et ne pas s’encombrer de tous les détail mais se concentrer sur l’essentiel
    Il faut aussi trier ce qui est urgent et ce qui peut attendre.
    On a souvent avantage à analyser la démarche de travail au préalable, afin de la décomposer en une série de problèmes successifs, que l’on pourra résoudre, un par un, l'un après l'autre. On ne traitera ainsi que des étapes plus simples, sans les mélanger et en se consacrant exclusivement à chacune.
    Et il faut se rappeler que l’on ne peut agir et réfléchir à la fois et que la réflexion doit précéder l’action.

    Pour ne pas être trop surchargé, il ne faut pas vouloir faire à la fois son travail et celui de ses collaborateurs. Il faut déléguer largement, en donnant des ordres et consignes claires, mais en laissant ensuite travailler et en se contentant de contrôler les résultats, sauf bien sûr si le collaborateur appelle à l’aide, mais il ne faut pas que cela soit habituel, sinon c’est qu’on lui confie des tâches qu’il n’est pas capable d’assumer.

    Ordinateur et smartphones permettent de classer nos données qu’autrefois on ne pouvait mettre que sur du papier et dans des dossiers dans des armoires. Nous avons toutes nos données partout avec nous et sous un faible volume.
    Mais les systèmes de classement des smartphones tablettes et ordinateurs sont frustres et basés sur le tri des noms des dossiers. C’est très bien au début mais très vite ce n’est plus possible de se rappeler ces noms exacts quand vous avez des milliers de documents. il faut donc se créer un classement hiérarchique personnel des dossiers, des sous-dossiers et des autres subdivision. Il n’existe pas de système standard : votre classement est fonction du type de travail que vous avez, des affaires et problèmes que vous avez à traiter.
    A la limite certaines affaires exigent des méthodes de classement différentes, et il faut donc que vous ayez une « table des matières, un dictionnaire de ce classement, qui peut d’ailleurs être à plusieurs entrées. C’est l’avantage du tri des ordinateurs.

    Et pour en revenir aux messages, il ne faut pas se laisser surcharger par leur multitude. Bien qu’étant en retraite, j’ai beaucoup d’occupations bénévoles et je reçois de nombreux messages plus ceux de pub . Alors mon mac m’aide au milieu de ce fatras. Je lui ai donné des consigne précises et il met directement à la poubelle tous les jours quelques dizaines de mails publicitaires. Suivant d’autres critères il classe de nombreux messages en « indésirables » dont je ne lirai que l’origine et l’objet de la liste, juste pour verifier que le caractère indésirable est justifié.
    Ensuite il me regroupe les autres messages entre les diverses affaires, ou personnes à l’origine, et ceux qu’il ne sait pas classer. A moi ensuite de leur donner un degré d’urgence et de classer ceux que le mac a déclaré « inclassables » et notamment à différencier les messages de simple information, de ceux qui réclament traitement et action..
    Cela me permet de traiter les messages urgents, puis ceux non urgents et de consulter lors de temps libres, les messages qui ne vous apportent que de l’information.

    Ce que je viens d’écrire n’est pas original : on appliquait les mêmes règles autrefois, mais on n’avait pas tout l’arsenal d’aides que peuvent apporter les appareils électroniques.
    Par contre on avait davantage qu’aujourd’hui, un (ou une) assistant(e) pour vous aider dans les multiples tâches que l’on avait à faire et cette personne prenait en charge toutes les opérations que l’ordinateur fait aujourd’hui; à condition toutefois qu’on n’hésite pas à les lui confier, à la tenir au courant des ses propres activités, car c’est un travail en symbiose, si l’on veut qu’il soit efficace.

    J’ai trouvé dans une revue, un organigramme imaginé par David Allen, pour trier les tâches à faire. Certes il est simpliste, mais il m’a paru intéressant : vous le trouverez ci-dessous.